Có một bài học mà em đã phải mất tiền rồi mới biết.
Có một lần, một người gọi điện vào tiệm em, nói rằng họ đang ở xa nhưng muốn mua gift certificate làm quà sinh nhật cho người nhà đang sống ở thành phố của em.
Em nghe cũng hợp lý nên đồng ý.
Họ đọc thông tin thẻ qua điện thoại để em tự nhập vào máy và lấy payment.
Sau đó, người nhà của họ tới tiệm, nhận gift certificate em đã chuẩn bị sẵn, làm tay, làm chân rồi dùng gift certificate đó để trả tiền.
Mọi chuyện lúc đó tưởng như rất bình thường.
Cho tới một thời gian sau… em nhận được thông báo giao dịch đó bị dispute.
Chủ thẻ báo với ngân hàng rằng họ không biết và không thực hiện transaction này.
Và thế là số tiền tiệm em đã nhận bị ngân hàng lấy lại để hoàn trả cho chủ thẻ.
Trong khi dịch vụ thì tiệm em đã làm xong rồi.
Thợ làm dịch vụ thì em vẫn phải trả tiền công đầy đủ.
Cuối cùng… người mất toàn bộ số tiền đó là em.
Sau vụ đó em mới hiểu rằng: nhận thông tin thẻ của một người qua điện thoại rồi tự nhập vào máy là một giao dịch có rủi ro rất lớn.
Vì mình không nhìn thấy người đang trả tiền.
Mình không biết người gọi điện có thật sự là chủ của cái thẻ đó hay không.
Mình cũng không có thẻ vật lý để đưa vào máy, không có người trả tiền đứng trước mặt mình và không có cách nào xác minh chắc chắn danh tính của họ.
Những giao dịch như vậy được gọi là giao dịch không có thẻ trực tiếp, hay “card-not-present transaction.” Nếu chủ thẻ sau đó báo giao dịch không được cho phép, tiệm có thể phải chịu trách nhiệm cho khoản chargeback đó.
Cho nên từ đó, riêng em sẽ không nhận số thẻ của người lạ qua điện thoại rồi tự nhập vào máy để lấy payment như vậy nữa.
Nếu khách muốn trả tiền từ xa, tiệm nên chuẩn bị sẵn những phương thức thanh toán cụ thể.
Cách thứ nhất là kiểm tra xem hệ thống POS của tiệm có chức năng gửi payment link hoặc invoice hay không.
Mình gửi đường link trực tiếp cho khách để họ tự nhập thông tin và thanh toán trên hệ thống, thay vì đọc toàn bộ số thẻ cho nhân viên trong tiệm.
Cách thứ hai là chuẩn bị sẵn tài khoản nhận tiền dành cho business, chẳng hạn như Zelle dành cho tài khoản business nếu ngân hàng của mình hỗ trợ, Venmo Business hoặc Cash App Business.
Tuy nhiên, anh chị cũng cần hiểu rằng không có phương thức nào hoàn toàn không có rủi ro.
Venmo và Cash App vẫn có thể có dispute hoặc chargeback tùy theo cách giao dịch được thực hiện và nguồn tiền khách sử dụng. Vì vậy, mình phải dùng đúng loại tài khoản business, đọc kỹ quy định và lưu lại đầy đủ bằng chứng giao dịch.
Riêng Zelle, mình chỉ nên sử dụng nếu ngân hàng cho phép nhận payment cho business. Zelle cũng khuyến cáo người dùng chỉ gửi tiền cho người hoặc doanh nghiệp họ biết và tin tưởng.
Khi nhận tiền từ xa, mình nên làm thêm những bước sau:
Xác nhận tiền đã thật sự xuất hiện trong tài khoản hoặc trong hệ thống POS của mình. Đừng chỉ nhìn hình chụp màn hình hay email do khách gửi.
Ghi rõ tên người mua, tên người nhận gift certificate, số tiền, ngày mua và mục đích mua.
Giữ lại tin nhắn, invoice, receipt và mọi thông tin liên quan đến giao dịch.
Nếu số tiền lớn hoặc tình huống có điều gì đáng nghi, mình hoàn toàn có thể từ chối giao dịch từ xa và yêu cầu người nhận tới tiệm thanh toán trực tiếp.
Anh chị chủ tiệm nên chuẩn bị sẵn những phương thức này từ trước.
Đừng đợi tới lúc khách đang đứng ở quầy thiếu tiền, cần người nhà trả giúp, hoặc có người gọi từ xa muốn mua gift certificate rồi mình mới bắt đầu nghĩ xem phải nhận tiền bằng cách nào.
Đây là một bài học em đã phải mất tiền mới học được.
Nên hôm nay em kể lại, hy vọng anh chị không phải mất tiền giống em rồi mới biết.
